Офис ЕПАМ, ул. Кипревича, Минск

Как правило, у крупных ИТ-компаний поиск и принятие на работу новых сотрудников происходит на протяжении всего года с пиком сезона в раннюю осень. В этот период для HR  важно систематизировать процесс так, чтобы «новичкам» было комфортно прохождение процедуры оформления документов. HR-отдел также должен минимизировать стресс соискателей и транслировать доброжелательную политику компании в отношении новых сотрудников.

Помимо соискателей, важной составляющей процесса являются сами сотрудники, принимающие непосредственное в нем участие. Комфорт последних – залог успешности всего процесса. Проанализировав задачи и процессы, которые происходят при приеме на работу нового сотрудника, мы отметили, что ИТ-компании выделяют помещения, где проходит регистрация, подписание трудовых договоров, также здесь знакомят «новеньких» с брендом компании, ее историей, ценностями и деятельностью. Для официальной части и приветственного тренинга сотрудников перемещают в конференц-зал, что не выгодно для бизнес-сектора компании.

Дополнительной проблемой, с которой могут сталкиваться HR,  является недостаточный размер выделенного помещения и плохая оснащенность и адаптация под процессы в нем происходящие: необходимые функции располагаются по всему этажу либо в нескольких кабинетах. Отсутствие проработанной логистики отрицательно сказывается на качестве и скорости работы. С ростом компании необходимость в оптимизации процесса оформления и принятия на работу новых сотрудников только увеличивается, появляется потребность в выделении дополнительных площадей под описанные процессы.

В ПВТ для интерьера офиса нам предоставили помещение площадью 100 м2 рассчитанное на одновременное пребывание в нем 16 человек плюс 2 HR специалиста. Техническое задание от компании звучали следующим образом:

— Наличие зоны с рабочими местами для 2-ух HR специалистов. Рабочие места должны обеспечивать возможность внесения данных в компьютер, возможность сканирования и распечатки анкет, трудовых соглашений и прочей, необходимой документации.

— Наличие зоны размещения «новичков», в которой они с комфортом смогут расположиться, заполнить необходимые документы и ожидать инструкций о дальнейших их действиях.

— Наличие зоны приветственного тренинга, где специалист может провести тренинг используя медиа- и аудио-аппаратуру, может рассказать о деятельности, истории и ценностях компании.

— Фото-зона, обеспечивающая изготовление моментального фото на документы. К этой зоне было два требования:

*высокий уровень технического оснащения зоны;

*привнесение в процесс фотосъемки элемента игры. Игра поможет ребятам расслабится и хорошо получиться на фото для документов, что уже само по себе — достижение.

Мы долго работали над идеей, функциональностью и формированием того самого ощущения от пребывания в пространстве, которое хотелось бы получить, в первый раз оказавшись там для регистрации в компании. Мы разработали несколько идей зонирования, стремясь создать отличные друг от друга зоны и добиться разнообразия в пространстве. Каждому пришедшему мы обеспечили возможность выбрать наиболее удобное лично для него место. 

Из всех предложенных вариантов мы остановились на том, где основной посадочной зоной являлась лавка расположенная вдоль стены. Здесь небольшая мягкая группа соседствовала со столами трансформерами, где по-центру комнаты располагался модульный диван, а по периметру помещения – кресла со столами. Мы использовали один тип материала как для изготовления каркаса дивана и для отделки стены за его спинкой, такой прием позволил нам объединить данную зону.

Деревянные панели в отделки стены у входа имеют не только практический характер: за ними находится встроенный шкаф и скрыты электрощитки и другое техническое оборудование, расположенное в нише на самом входе. Также деревянные панели несут эстетическую нагрузку: с их помощью нам удалось выровнять геометрию стены, от чего зонирование пространство только выиграло. Перед дверцами невидимками мы расположили вешалку открытого типа для верхней одежды. 

Оказываясь в помещение и поставив сумку на диван во входной зоне, ребята могут быстро скинуть здесь куртку или пальто и повесить их на открытую вешалку. Здесь же, на входе, не отлучаясь с рабочего места HR-специалисты приветствуют «новеньких», передают им бумаги для заполнение, информируют об этап и нюансах процедуры оформления документов. Новичков проводят дальше по помещению, где каждый вновь прибывший выбирает себе место для комфортного заполнения бумаг.

Все пространство для пребывания новых сотрудников состоит из четырех мягких зон:

1. модульный диван с приставными столиками удобной высоты;

2. отдельно стоящие столы с примыкающими  разными по форме креслами и стульями;

3. зона с треугольными столами, которые могут составляться в необходимые комбинации;

4. лавка с мягкой спинкой, вдоль которой расположены квадратные столы.

Каждая из посадочных зон отличается от соседней своей геометрией, степенью комфортности и настроением.

Функционально все пространство делиться на 2 части:

входная зона с вешалкой, мягкой мебелью и стойкой рецепции;

оборудованная мягкими зонами основное пространство, которое, по необходимости, может использоваться целиком либо частично.

С помощью шторы, которая спрятана за колонной и может служить как перегородка, большая комната делится на 2 равных по объему пространства, что позволяет одновременно проводить здесь несколько встреч.

На случай, когда на регистрацию приходит 2-3 человека штора также служит инструментом, отделяющим часть пространства так, чтобы соискатель не оказывался один в большой пространстве, а чувствовал себя комфортно в соразмерном человеку объеме.

Все столы в помещение одинаковой формы и высоты, за исключением тех, что располагаются возле модульного дивана. Благодаря этому все столы можно составить в один большой стол, за которым удобно проводить переговоры или мастер-классы.

Фото-зона оборудована фото-кабиной, что позволяет сделать и распечатать фото на документы на месте. В зоне для заполнения документов расположен кофе-поинт с импровизированной барной стойкой, где каждый может сделать себе чай кофе.

Цветовая гамма интерьера подбиралась в рамках бренд-бука компании. В интерьере используются корпоративные цвета и логотип. Основными базовыми цветами в интерьере являются черный и белый, а также оттенки серого. Цветовая палитра и палитра материалов выбиралась исходя из задачи создать строгий сдержанный интерьер и серьезность помещения, но, в то же время, обеспечить ощущение комфорта и уюта.

Если цветовая монохромная гамма отвечала за строгость, то палитра материалов, среди которых материал и текстура натурального дерева, текстиль с выраженной фактурой, наличие штор, – отвечали за уют и теплоту. Важной, если не основной, задачей данного помещения является не только обеспечить эффективность процессов в нем происходящих, но и расположить новичков, настроить их на позитивный и дружеский лад.